Per iniziare
Delegare, significa autorizzare qualcuno ad agire al nostro posto.
Al fine di far crescere l’azienda, l’imprenditore deve interpretare le funzioni aziendali e affrontare personalmente ogni tipo di problema, una volta risolti, è in grado di delegare ogni funzione. Così, a sua volta l’imprenditore potrà occuparsi di “guai” più grossi che, una volta sbrogliati, faranno crescere ulteriormente l’impresa.
Una volta capito di essere arrivati al punto in cui dovremmo delegare, dobbiamo sapere che esistono attività facili da delegare, così come attività più complicate. Purtroppo, non sempre è possibile semplificare i compiti e le attività aziendali, il segreto è far si che siano risolvibili da persone di qualità medio bassa.
Prima di delegare
La delega non può avvenire senza credere nelle persone e senza le persone giuste. La convinzione del fatto che il delegato sarà in grado di portare a termine i suoi compiti e responsabilità fa un enorme differenza.
Funzioni che possiamo e non possiamo delegare
Attività da delegare al 100%
Devi delegare tutta la produzione e l’erogazione dei servizi. Se ci pensi un attimo, quando vai a farti visitare da uno dei grandi “maestri” della medicina, spesso è il suo staff che si occupa di tutto. In alcuni casi nemmeno lo incontri ma hai a che fare con uno dei suoi assistenti. Devi costruire un sistema efficace e rigoroso che sia in grado di prendersi cura dei clienti.
Mentre tu, dovresti occuparti di riunioni, programmazione, scelte decisionali, strategiche e delle relazioni umane (con i clienti ad esempio).
Attività da delegare al 50%
Dovresti delegare l’intera attività amministrativa e commerciale fatta eccezione delle relazioni umane e le decisioni di tipo finanziario o fiscale.
Fino a che le dimensioni dell’azienda sono piccole o anche medio piccole devi essere parte nel complesso, man mano che l’azienda cresce, dovresti puntare ad avere persone preposte alla cosa.
Attività da non delegare
Non puoi delegare le attività strategiche, come la mission, la strategia di marketing e il posizionamento dell’azienda sul mercato. Nemmeno le decisioni economiche e le relazioni umane.
In sostanza, è l’imprenditore che deve decidere la direzione che la sua azienda dovrebbe prendere.
Processo di delega
Fase 1: la valutazione del carico di lavoro
Prima di assegnare una delega devono essere analizzati e valutati i carichi di lavoro del manager e dei collaboratori, perché è importante non sovraccaricare eccessivamente il delegato, che potrebbe perdere di efficienza.
Fase 2: la definizione degli obiettivi
Lavorare su obiettivi chiari consente di pianificare le attività di delega e dare la giusta priorità agli impegni. Occorre rimanere nell’ambito di un obiettivo ambizioso ma allo stesso tempo raggiungibile per non scoraggiare il collaboratore.
Fase 3: il lavoro da svolgere e le risorse necessarie
La delega richiede la presa di decisioni e l’esercizio di iniziative; quindi, al delegato spettano autorità e responsabilità sui risultati. Chiaramente devono essere assegnate le risorse necessarie per portare a termine il lavoro, altrimenti risulta inefficace.
Per fare chiarezza, è necessario organizzare un colloquio strutturato tra il manager ed il collaboratore dove si definiscono i vincoli, le risorse e si verifica che il delegato abbia compreso il contenuto ed i limiti della delega.
Fase 4: il controllo
Controllare significa verificare l’adeguatezza della prestazione e quindi dei risultati conseguiti rispetto a quelli affidati. Occorre adattare il controllo al grado di maturità ed autonomia del collaboratore.
Ricorda: l’imprenditore deve essere sempre disponibile a supportare il collaboratore e la delega non deve essere ritirata se il delegato opera entro i limiti di responsabilità ed autorità assegnati.
Per i collaboratori e per i manager, quindi, saper delegare serve non solo perché ci sgrava dei pesi e dei pensieri, ma anche perché spinge a riflettere sull’indispensabilità delle risorse umane che abbiamo a disposizione per la costruzione e lo sviluppo dell’organizzazione, cooperazione e condivisione dello stesso percorso per il raggiungimento della mission comune.
Cosa aspetti? Inizia a delegare anche tu!
